Alle varsler og krav etter NS 8407 skal fremsettes skriftlig til motpartens representant eller til avtalte adresser, jf. punkt 5. Skriftlighetskravet kan oppfylles på tre måter: ved e-post eller brev, ved at varselet protokolleres i referat fra byggherremøte etter punkt 4.2, eller gjennom en egen portal dersom dette er avtalt. Varsler du feil, risikerer du at kravet går tapt – men den som mottar et for sent varsel, må også selv reagere raskt for å beholde innsigelsen. Det skal sies at få bruker brev lenger.
I denne artikkelen går vi gjennom:
- Hva skriftlighetskravet i NS 8407 punkt 5 innebærer
- Hvordan varsler protokollert i byggherremøter etter punkt 4.2 oppfyller kravet
- Når e-post og avtalte portaler er gyldige varslingskanaler
- Hvorfor motparten må påberope seg for sent varsel uten ugrunnet opphold
- Hva to dommer fra Borgarting lagmannsrett lærer oss om varsling i praksis
Hovedregelen: alle varsler etter NS 8407 skal være skriftlige
NS 8407 punkt 5 første ledd lyder slik:
«Alle varsler og krav og svar på disse, som skal meddeles etter bestemmelsene i kontrakten, skal fremsettes skriftlig til partenes representanter, jf. punkt 9, eller til avtalte adresser.»
Bestemmelsen gjelder all kommunikasjon mellom partene som kan ha betydning for deres rettigheter og plikter etter kontrakten – uavhengig av om den enkelte bestemmelsen i standarden bruker ordet «varsel», «krav» eller noe annet. Poenget er notoritet: det skal ikke kunne reises tvil om at varselet er sendt, hva det gikk ut på, og at det gikk til riktig adressat. Mange av varslingsreglene i NS 8407 er preklusive – varsler du ikke, eller varsler du for sent, faller rettigheten bort.
Konsekvensen er praktisk viktig: En muntlig beskjed som senere bestrides, anses ikke gitt. Får du en muntlig beskjed av betydning, bør du derfor alltid kreve den skriftlig – eller selv bekrefte den skriftlig.
Varselet skal gis til og av partenes representanter, jf. punkt 9. Representanten har fullmakt til å fatte alle beslutninger tilknyttet kontrakten, med mindre annet er skriftlig meddelt. Et varsel sendt til andre risikerer å bli ansett som ikke sendt, hvis det ikke kan bevises at representanten faktisk fikk det.
Første alternativ: E-post eller brev til representanten
NS 8407 slår uttrykkelig fast at varsel og krav gitt ved e-post til avtalt adresse regnes som skriftlig, dersom ikke annet er avtalt. Men vær bevisst på to ting. For det første: e-posten må sendes til avtalt adresse – i praksis representantens adresse eller den adressen partene har avklart, gjerne i oppstartmøtet. For det andre: e-post har en uformell karakter, og en lemfeldig holdning til arkivering kan gjøre at du ikke sikrer dokumentasjonen du trenger. Sorter og ta vare på varslene dine.
Sender du varselet på forsvarlig måte til riktig adressat, er det for øvrig mottakeren som har risikoen for at det ikke kommer frem i tide. Dette prinsippet fra avtaleloven § 40 må legges til grunn også etter NS 8407.
Andre alternativ: Protokollering i byggherremøte (punkt 4.2)
NS 8407 punkt 5 annet ledd slår fast at varsel og krav som er innført i referat ført etter punkt 4.2, regnes som skriftlig. Byggherremøtet er dermed en fullverdig varslingskanal – og i praksis en av de viktigste.
Byggherremøtene er byggesakens beslutningsforum. Etter punkt 4.2 skal totalentreprenøren jevnlig innkalle til byggherremøter om prosjektering, utførelse og fremdrift, ordinært med minst sju dagers varsel – kalenderdager, ikke virkedager. De som deltar, skal ha fullmakt til å avgjøre ordinære saker. Det innebærer blant annet at det kan gis endringsordrer i byggherremøter, selv om representanten ikke er til stede, så lenge saken er ordinær.
For totalentreprenøren betyr dette at krav som inntas i referatet fra byggherremøtet, alltid vil tilfredsstille varslingskravene – for eksempel krav om vederlagsjustering for en endring pålagt i møtet. Du må bare påse én ting: at kravet faktisk kommer med i referatet, og at det er presist formulert.
Referatet føres normalt av totalentreprenøren og sendes i god tid før neste møte, både til møtedeltakerne og til partenes representanter. Innsigelser mot referatet må fremsettes uten ugrunnet opphold, og senest i første ordinære byggherremøte etter at referatet er mottatt. Den som tier, anses å ha akseptert det som står der. Les derfor referatene grundig med én gang de mottas, og protester skriftlig hvis noe er feil.
Merk at punkt 5 kun viser til referater etter punkt 4.2. Om varsler i referater fra særmøter og fremdriftsmøter oppfyller skriftlighetskravet, beror på formålet med møtet og hvordan referatet er sendt ut. Trygghetens vei er å få varselet inn i byggherremøtereferatet eller sende det direkte til representanten.
Tredje alternativ: Avtalt portal eller prosjekthotell
Punkt 5 åpner for at varsler etter NS 8407 sendes «til avtalte adresser», og partene kan avtale andre løsninger enn standardens normalordning. I større prosjekter avtales det ofte at kommunikasjonen skal gå gjennom en egen prosjektportal eller et prosjekthotell. Er en slik kanal avtalt, vil varsler sendt der oppfylle skriftlighetskravet – og motsatt kan det være avtalt at varsler bare skal sendes der.
Oppstartmøtet etter punkt 4.1 er stedet å få dette på plass. Der bør partene gjennomgå fullmaktsforhold, partenes adresser, bruk av post og e-post og rutinene i den prosjektadministrative håndboken (PA-boken).
PRO TIP: Avklar konkret: Hvor skal varsler sendes? Hvem er representant? Uklarhet her er en klassisk kilde til tvist. Få det inn i særavtalen mellom partene.
Motparten må også reagere: for sent varsel må påberopes straks
NS 8407 punkt 5 tredje ledd inneholder en regel som mange overser: Den som vil gjøre gjeldende at motparten har varslet eller svart for sent, må gjøre det skriftlig uten ugrunnet opphold etter å ha mottatt varselet eller svaret. Gjør han ikke det, anses varselet eller svaret for å være gitt i tide – innsigelsen går tapt.
«Uten ugrunnet opphold» betyr i realiteten så snart det er anledning til det – ingen trenger lang tid på å flagge et slikt standpunkt.
PRO TIP: Regelen har ett unntak for krav som fremsettes første gang i eller i forbindelse med sluttoppgjøret, gjelder i stedet sluttoppgjørsreglene, slik at byggherren har to måneder på seg etter punkt 39.2. Her finner du nettets kanskje mest leste artikkel om hvordan entreprenøren skal håndtere sluttoppgjøret.
Eksempel 1: Innsigelsen kom ett år og fire måneder for sent (LB-2015-94057)
Borgarting lagmannsretts dom 6. april 2016 (LB-2015-94057) viser hvor hardt regelen slår når spørsmålet settes på spissen.
En bygård i Oslo hadde fått pusset opp fasade og balkonger. Arbeidene ble utført av en underentreprenør for hovedentreprenøren. Etter hvert oppsto riss og sprekker, malingsavflassing og løs puss. Byggherren reklamerte overfor hovedentreprenøren i mars 2013, og – etter at hovedentreprenøren gikk konkurs – direkte overfor underentreprenøren 30. april 2013, i form av en e-post med vedlagt brev.
Underentreprenøren anførte at det var reklamert for sent. Problemet var bare at denne innsigelsen ble fremsatt første gang i tilsvaret til tingretten 1. september 2014 – ett år og fire måneder etter at reklamasjonen ble mottatt. Etter lagmannsrettens syn var det klart at innsigelsen dermed kom for sent, og at byggherrens reklamasjon under enhver omstendighet måtte anses rettidig. Lagmannsretten trengte ikke engang ta stilling til om selve reklamasjonen var fremsatt i tide.
Dommen gjaldt NS 8415, men bestemmelsen der (punkt 8 tredje ledd) er likelydende med NS 8407 punkt 5 tredje ledd. Lærdommen er den samme: mener du at motparten har varslet for sent, må du si det skriftlig med én gang – ikke vente til rettssaken.
Eksempel 2: «Fakturaen avvises» var ikke nok (LB-2021-166529)
Borgarting lagmannsretts dom 27. oktober 2022 (LB-2021-166529) gjaldt et boligprosjekt i Skiptvet. En maskinentreprenør var engasjert til grunnarbeidene på en NS 8417-kontrakt, men stilte ikke garanti og fikk dermed ikke betalt. Entreprenøren forlot byggeplassen i august 2019, kontrakten ble hevet, og selskapet gikk senere konkurs – etter først å ha overdratt vederlagskravet sitt til en annen entreprenør i samme prosjekt. Da kravet ble fremmet, svarte totalentreprenøren i en e-post kort og godt: «Fakturaen avvises».
Det holdt ikke. Etter lagmannsrettens syn må en innsigelse være egnet til å sette en normalt forstandig motpart i stand til å forstå hvilke krav som ikke godtas, og hvilke eventuelle motkrav som fremmes. E-posten ga ingen konkret angivelse av hva uenigheten besto i. Et brev som angivelig var sendt per post, hjalp heller ikke: mottakeren benektet å ha sett det, og lagmannsretten fant det tvilsomt om det overhodet var sannsynliggjort at brevet var sendt. Konklusjonen ble at samtlige innsigelser og motkrav var prekludert – tapt i sin helhet.
Dommen illustrerer også tredje ledd i punkt 5: Da innsigelser med tilstrekkelig konkretisering omsider kom i en e-post 22. oktober 2020, svarte motpartens advokat allerede 30. oktober med at kravene var fremsatt for sent – hvilket etter lagmannsrettens syn måtte være innen fristen. Lærdommen om avsendelse er klar: den som påstår at et varsel er sendt, må kunne bevise det.
PRO TIP: E-post med sendehistorikk eller innføring i byggherremøtereferat gir deg den notoriteten et papirbrev i posten ikke gir.
Kort oppsummert
- Alle varsler og krav etter NS 8407 skal fremsettes skriftlig til motpartens representant eller til avtalte adresser (punkt 5)
- E-post til avtalt adresse regnes som skriftlig, med mindre annet er avtalt
- Varsel og krav innført i referat fra byggherremøte etter punkt 4.2 oppfyller skriftlighetskravet – påse at kravet faktisk står i referatet
- Innsigelser mot byggherremøtereferat må komme uten ugrunnet opphold, senest i neste ordinære byggherremøte – taushet er aksept
- Er en prosjektportal avtalt, gjelder den – avklar varslingsrutinene i oppstartmøtet
- Muntlige beskjeder som bestrides, anses ikke gitt – krev alltid skriftlig bekreftelse
- Mener du motparten har varslet for sent, må du si fra skriftlig uten ugrunnet opphold – ellers anses varselet gitt i tide (punkt 5 tredje ledd)
Definisjoner
Varsel: Melding fra en part til den andre som har betydning for partenes rettigheter og plikter etter kontrakten – for eksempel varsel om endring, forsinkelse eller krav på tilleggsvederlag.
Preklusjon: At et krav eller en innsigelse går tapt fordi det ikke er fremsatt innen fristen. Mange av varslingsreglene i NS 8407 er preklusive.
Notoritet: At noe kan dokumenteres og etterprøves i ettertid. Skriftlighetskravet skal sikre notoritet om hva som er kommunisert mellom partene.
Representant: Personen hver part skal utpeke etter NS 8407 punkt 9, med fullmakt til å fatte beslutninger i anledning kontrakten. Varsler skal gis til og av representantene.
Byggherremøte: Jevnlig møte etter NS 8407 punkt 4.2 om prosjektering, utførelse og fremdrift. Deltakerne skal ha fullmakt til å avgjøre ordinære saker, og referatet har rettsvirkninger.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg varsle muntlig i et byggherremøte?
Ja – men bare hvis varselet blir innført i referatet. Det er innføringen i referat etter punkt 4.2 som oppfyller skriftlighetskravet, ikke det du sa i møtet. Kontroller alltid at kravet ditt faktisk står i referatet. Avslutt derfor alle samtaler med byggherrens representant utenom møtene med «husk å sende dette skriftlig til meg».
Hva gjør jeg hvis referatet fra byggherremøtet er feil?
Protester skriftlig uten ugrunnet opphold, og senest i første ordinære byggherremøte etter at du mottok referatet. Sier du ingenting, anses du å ha akseptert innholdet – også beslutninger og varsler du er uenig i.
Motparten varslet for sent – hva må jeg gjøre?
Gjør innsigelsen gjeldende skriftlig uten ugrunnet opphold. Venter du, anses varselet for å være gitt i tide, og innsigelsen er tapt. Har du først varslet om for sent varsel, kan du diskutere kravets innhold etterpå uten å ta nye forbehold.
Vi har avtalt at all kommunikasjon skal gå i en prosjektportal – må jeg også sende e-post?
Utgangspunktet er at avtalt kanal gjelder. Varsle i portalen når det er den avtalte adressen. Er du i tvil om hva som er avtalt, få det avklart – i mellomtiden koster det lite å varsle i begge kanaler.
Ta kontakt med Ekko Advokatfirma
Tvister om varsling handler sjelden om jussen alene – de handler om hva som ble sagt i et møte, hva som sto i et referat ingen protesterte mot, og hvilken e-post som ble sendt til hvem. Har du et krav byggherren avviser fordi det «ikke er varslet riktig», eller har du mottatt et varsel du mener kom for sent? Ta gjerne kontakt med oss i Ekko Advokatfirma for en uforpliktende samtale.
